La digitalización a la hora de gestionar los procesos en el apoyo a las personas con discapacidad es uno de los retos a los que nos enfrentamos las entidades hoy en día.
En 2014 comprendimos la importancia de agilizar el proceso de planificación de apoyos, pero también la importancia de hacer un seguimiento, obtener datos para evidenciar el trabajo que se hacía individualmente con cada persona y en general en la Fundación. Ante la inexistencia en el mercado de alternativas que se ajustaran a nuestra realidad como Entidad de apoyo a la toma de decisiones en la capacidad jurídica, iniciamos el diseño de una herramienta propia, similar a un CRM (Customer Relationship Management).
Lo que empezó siendo una herramienta que nos permitía administrar la documentación, gestionando los expedientes de cada persona y registrar sus planes personalizados de apoyo (PAP), se ha convertido en una potente herramienta que nos permite planificar los apoyos individualizados basándonos en los sueños y deseos de cada persona (Vidas Soñadas), asociándolo para su evaluación con las dimensiones de calidad de vida propuestas por Schalock y Verdugo a través de una encuesta de elaboración propia llamada “Encuesta de felicidad”. Además:
- Desde cualquier lugar y a través de nuestros teléfonos móviles disponemos de los expedientes de todas las personas apoyadas, accediendo a cualquier dato de tipo sanitario (tratamiento médico, historia clínica…), jurídico, económico… Esto nos permite ser más ágiles a la hora de dar respuestas a las diferentes situaciones que se nos plantean en el día a día.
- Hay un módulo en el que a modo de diario de campo podemos ir registrando las diferentes intervenciones que se llevan a cabo, clasificándolas por tipos de apoyo (sanitario, judicial, económico).
- Todos los PAP se elaboran en esta herramienta, quedan registrados y se hace un seguimiento de los mismos a partir de un simple chequeado mensual.
- También podemos elaborar informes de evaluación, sociales o de otro tipo que quedan archivados directamente en el expediente de cada persona.
- Disponemos de un sistema de extracción de datos que nos permite hacer una gran variedad de segmentaciones y analizar la situación individual de cada persona o los resultados globales de la entidad, ganando agilidad a la hora de elaborar memorias o rendir cuentas, como por ejemplo al Juzgado en lo referente a la situación patrimonial y social de cada persona.
- Además, la digitalización de los expedientes permite reducir el consumo y archivo de papel.
Esta herramienta, específica para las entidades de apoyo a la toma de decisiones, es escalable.
- Estamos actualizando el módulo de gestión de personas para la realización de evaluaciones de desempeño laboral y el diseño de los planes de desarrollo profesional.
- En el futuro esperamos poder facilitar el acceso a las propias personas con discapacidad para que ellas mismas revisen e introduzcan las observaciones que consideren en sus Planes de Apoyo Personal.
En definitiva, digitalizar el proceso de apoyo mejora nuestra capacidad de dar respuesta y de realizar evaluaciones y seguimientos sobre la actividad de la Fundación.
